Artículo publicado en Digital Marketing Trends

 

Cada vez más empresas entienden que la organización de eventos es un elemento clave para la estrategia de marketing y comunicación. El participar, patrocinar o realizar eventos ayudará a nuestra empresa a tener mayor visibilidad y notoriedad de marca, generar leads, ofrecer experiencias, transmitir los valores de la marca y hacer networking. Por este motivo, es conveniente definir una buena estrategia de marketing y comunicación online para difundir y promocionar dicho evento.

La base tanto para diseñar como para crear la estrategia de marketing es definir el objetivo que queremos conseguir. ¿Qué tipo de clientes queremos captar?¿Tenemos un objetivo de ventas?¿Que seguimiento vamos a realizar?¿Qué presupuesto tenemos?¿Conocemos a nuestros clientes?

Para que nuestro evento tenga éxito será necesario que nuestro público objetivo se entere, asista y actúe, antes, durante y después. Debemos transmitir el enfoque con rapidez y aportando valor. Es importante tratar a nuestros clientes / asistentes cómo invitados y que se sientan especiales.

Hoy en día, gracias a internet tenemos muchas maneras de hacerlo y capacidad para medir su eficacia y poder rectificar en el caso de que sea necesario. La cercanía, personalización e inmediatez que ofrecen estas herramientas son claves a la hora de poner en marcha una buena estrategia de marketing online.

Antes del evento / eventos

Las redes sociales nos ofrecen múltiples posibilidades de comunicarlo de forma que generemos expectativas / experiencias únicas y atractivas en las que participar. Conectando con nuestro público, captando su atención, consiguiendo su  interacción e implicación emocional con la marca o servicio. Lo ideal es empezar a realizar estas acciones tres meses antes del evento.

Antes de usar las redes sociales , debemos definir:

  • El target: ten en cuenta a quien quieres contactar y como lo vas a hacer.
  • La estrategia de contenido: piensa que contenido atraerá a tu target.
  • Tener lista la imagen del evento: nombre y logotipo.
  • Contar con material promocional: flyers, carteles o imágenes.
  • Tener medios offline de contacto: teléfono o dirección donde se pueda ampliar la información.

Una vez tengas todo definido podrás empezar a utilizar las redes. Es importante ser constante en las publicaciones para crear un gran espacio de difusión e interacción con los posibles asistentes.

Utiliza blogs para ampliar información si lo consideras necesario. Aunque si ya se ha creado una web especifica del evento / microsite es allí donde debe estar todo el contenido. Este espacio será la fuente principal de información y todo lo que se publique en las redes sociales se debe dirigir a este sitio.

Comunica actualizaciones sobre el evento en tu página corporativa de LinkedIn con enlaces al sitio web de forma que atraigas a tu público y vayas creando expectativas sobre él. Utiliza los grupos especializados de LinkedIn para difundir el mensaje y contactar con líderes de opinión / empresas que promocionen conferencias, seminarios, charlas… o el propio evento tanto en esta red cómo en cualquiera en la que se encuentre nuestro target.

En Twitter podremos definir un #hashtag a utilizar durante la campaña del evento que nos ayude  a promocionarlo y realizar un seguimiento del grado de viralización de los mensajes. Involucra en ello tanto a los trabajadores como a los líderes de opinión para lograr más impactos. Crea listas privadas que podrás monitorizar y te ayudarán a ir creando relaciones. También podrás utilizar la plataforma de Twitter Ads.

Se dice que un 3% de los influencers generan el 90% del impacto digital

Facebook es una red muy visual así que debemos aprovecharlo. Publica imágenes que tengan un diseño uniforme para que la marca del evento se vaya posicionando poco a poco.

A través de Facebook Events publica una página especial con los detalles del evento, invita a los fans y comparte contenidos que creen expectativas. Te permitirá saber el número aproximado de personas interesadas en él. Si tu público objetivo está bien segmentado y localizado, utiliza Facebook Ads para aumentar la visibilidad y alcance.

Prepara una campaña de email marketing o marketing móvil que llegue a tu público con mensajes personalizados, invitándoles a ampliar información en la web del evento o microsite y registrándose en él. Es importante, enviar tanto un email inicial de Save the Date como otro un día antes del evento de modo de recordatorio. Analiza a tu público para programar el envío los días y horarios más adecuados. Tener una buena base de datos de clientes y poder segmentarla nos ayudará a impactar en nuestro target.

Crea videos que difundan la importancia de acudir al evento y difúndelos por todas las redes sociales, apoyándote de Youtube. Si el video ofrece contenidos sorprendentes serán los propios usuarios los que se encarguen de promover su visibilidad convirtiéndolo en una acción viral. El objetivo debe ser siempre crear expectativas e incitar a los usuarios a que confirmen su asistencia.

Usa banners publicitarios en webs de proveedores o colaboradores.

Organiza un concurso u ofrece una experiencia inolvidable que capte la atención de tu público y publicítalo en los medios anteriores. Incluye un formulario de contacto básico que nos dé la información que necesitemos para alcanzar nuestro objetivo y nos ayude a ampliar nuestra base de datos de contactos para realizar emailings.

Durante el evento / eventos

Debemos ir transmitiendo lo que está sucediendo. Sigue utilizando las redes sociales y el #hashtag creado para el evento para seguir midiendo la viralidad y tener una interacción con tu público. Puedes utilizar en alguna de estas redes, su chat, de forma que el público que no pueda asistir en directo podrá también participar.

Si en el evento se realizan charlas o presentaciones será muy interesante utilizar el chat para implicar a los participantes presentes o no presentes a ampliar información sobre el tema a la vez que hablan sobre tu marca.

Comparte momentos del evento con fotografías y videos en tiempo real, puedes utilizar la aplicación que está tan de moda últimamente, para realizar Live Streaming, Periscope. (Consulta el artículo de las acciones de Marketing que puedes realizar a través de esta aplicación). Compártelo a través de la web de la compañía, el canal de Youtube y el resto de redes sociales.

Se están empezando a utilizar Apps en los eventos. La importancia de su uso es debido al potencial que ofrece para mejorar la experiencia del visitante, animándole a compartir fotos o información sobre el evento. Nos dará información completa del listado de invitados así como las diferentes interacciones.

Las estrategias de marketing online no deben terminar con el evento, el trabajo posterior es igual de importante.

 Después del evento / eventos

Debes actuar rápido para fidelizar y captar al público objetivo. Redacta un artículo en la web / blog que resuma lo ocurrido, agradeciendo la participaciones de los asistentes y colaboradores, recordándolo con imágenes y videos y dando datos relevantes del éxito obtenido.

Analiza las estrategias realizadas y calcula el ROI. ¿El evento ha merecido la pena?¿Estoy invirtiendo bien el dinero? ¿He logrado mis objetivos?¿Qué puedo cambiar para mejorar futuros eventos?

En definitiva, hacer una buena estrategia digital que genere engagement antes, durante y después del evento hará mejorar el alcance, mensaje y difusión. Cómo has visto existen muchas herramientas disponibles para hacerla. Te sorprenderás de los resultados que puedes obtener.